구매시스템이란

구매 시스템이란
보통 대기업등에서는 회사 업무에 필요한 자재, 물품, 용역/공사등을 구매/계약 하는데 그 단위가 크거나 양이 많기 때문에 구매팀이라는 부서가 존재하여 구매 업무를 담당하게 된다.
적게는 몇십만원에서 많게는 몇백억 단위에 이르기까지 다양하다.
구매팀은 보통 구매시스템이라는 시스템을 이용하여 업무를 처리한다.

* 자재, 물품 (ex. 프린트용지, 사무용품, 서버용 컴퓨터등 모든 업무에 필요한 자재 및 물품)
* 공사/용역 (ex. 공사 : 말 그대로 공사. 즉, 어떤 건물, 공장, 등의 공사, 용역 : 외주업체에 위탁 및 계약을 하여 인력등을 계약하는 행위등..)

구매 시스템에서 사용하는 용어 및 각 단계별 흐름 
구매 시스템은 크게 PR(구매요구), RFX(업체선정을 위한 정보 수집 및 제안서), 업체선정, 전자계약, PO(구매주문), 검수/입고, 정산의 프로세스를 거친다.
  - PR(purchasing requisiting) : 구매요청. 특정부서에서 특정물품이 필요할 경우, 구매팀에 "이런이런 물품을 사주세요" 라고 요청하는 행위. 예를 들어 공사현장에서 작업복이 필요할때, 구매시스템에 접속하여 작업복 95사이즈 1개, 100사이즈 10개를 사달라거나 사무실에서 사용할 A4용지등을 사달라고 요청하는 것이다. (사무용품등 소모성자재의 경우 대기업은 MRO자재로 구분하여 자체 MRO회사를 통해서 구매하는 경우가 많다. MRO는 향후 다시 자세히 알아보도록 하자.)
  - RFX : RFI, RFQ, RFP 를 통칭하는 용어
  - RFI(Request For Informatioin) : 기업이 특정 물품 및 프로젝트, 공사/용역을 구매/계약하려고 할때 공고를 하는 행위이다. 즉, 특정업체 혹은 여러 업체에게 우리 회사는 이번에 이런것을 사려고(꼐획 하려고) 하는데, 업체 니네들이 우리한테 정보를 달라고 하는 것이다.
  - RFQ(Request For Quotation) : 기업이 업체에 RFI를 공고하면, 기업과 업체간에 RFQ를 요청 및 응답한다. 즉, 견적서 정도로 이해를 하면 된다. RFI후에 RFQ와 RFP를 같이 보내는 경우도 있다.
  - RFP(Request For Proposal) : RFI후에 RFP를 요청/응답 하게 되는데, 이때는 좀더 명확한 정보(추진 계획, 일정, 예산)를 기록하게 된다.
  - 업체선정 : RFX가 끝나면 기업은 업체를 선정하게 되는데, 이때 업체선정 프로세스를 거치게 된다. 업체 선정 방식에는 여러가지 방식이 존재 하는데, 이를테면 경쟁방식에는 일반경쟁/지명경쟁등이 있고 입찰선정 방식에는 제한적 최저가, 복수예비가등 다양한 방법이 존재한다. 선정 방식은 나중에 따로 정리를 하도록 한다.
  - 전자계약 : 업체가 선정이 되면, 기업과 업체간에 전자계약을 체결하게 된다.
  - PO(Purchasing Order) : 보통 "PO", "발주" 라는 용어를 사용하며 구매요청, 업체선정(계약)등이 끝나면 물품/공사/용역등 구매요청에 의한 데이터가 주문/발주 되는 것을 말한다. 오프라인, 온라인등으로 이루어 지는데, 여기서는 구매 시스템을 설명하는 것이므로, 당연히 온라인으로 이루어져야 한다.
  - 검수/입고 : PO(발주)가 되면 업체는 그에 맞는 물품/공사/용역 등을 기업에 납품하게 되는데 기업은 들어온 혹은 계약된 물품/공사/용역등을 검수하고, 검수가 완료되면 입고를 하고 된다.
  - 정산 : 정산은 말 그대로 정산이다. 기업이 업체로부터 물품/공사/용역등을 받은 다음 정산처리(돈을 지불) 해주는 것이다. 이때 전자세금계산서등을 발급하고 관리한다.